Pflichtangaben auf Rechnungen:Die Checkliste für Deutschland und Österreich

Deutschland: die zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung über mehr als 250 € brutto muss in Deutschland zehn Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht
7. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto, sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
8. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
9. Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht
10. Bei Gutschriften: die Angabe „Gutschrift“

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Österreich: die Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG

In Österreich muss eine Rechnung über 400 € brutto neun Merkmale enthalten (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG):

1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
4. Tag der Lieferung oder Leistung bzw. Leistungszeitraum
5. Entgelt und anzuwendender Steuersatz – bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
6. Steuerbetrag
7. Ausstellungsdatum
8. Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
9. UID-Nummer des Ausstellers

Ab 10.000 € brutto ist zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben – wenn der leistende Unternehmer im Inland ansässig ist und an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet.

Kleinbetragsrechnung bis 400 €

Bei Rechnungen bis 400 € brutto genügen nach § 11 Abs. 6 UStG sechs Angaben:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Empfänger, Rechnungsnummer und UID-Nummer des Ausstellers sind bei der Kleinbetragsrechnung nicht nötig.

Deutschland und Österreich im Vergleich

Sonderfälle: Reverse Charge, EU-Lieferungen, Kleinunternehmer

• Reverse Charge: Schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, gehört ein Hinweis darauf auf die Rechnung – in Deutschland die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). In Österreich kommt die UID-Nummer des Empfängers dazu (§ 11 Abs. 1a UStG). Die Steuer wird nicht ausgewiesen.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: UID-Nummern beider Seiten und ein Hinweis auf die Steuerfreiheit.
• Kleinunternehmer: Hinweis auf die Steuerbefreiung, kein Steuerausweis. In Deutschland gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsangaben (§ 34a UStDV).
• Gutschrift: Rechnet der Leistungsempfänger ab, muss in Deutschland das Wort „Gutschrift“ auf dem Dokument stehen.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Für den Empfänger heißt das: Der Vorsteuerabzug ist gefährdet, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt. Berichtigt wird mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Umgekehrt gilt: Wer Umsatzsteuer zu hoch oder unberechtigt ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag – in Deutschland nach § 14c UStG, in Österreich nach § 11 Abs. 12 und 14 UStG.

Pflichtangaben in der E-Rechnung

Für E-Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben. Neu ist der Ort: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen alle Angaben im strukturierten Datensatz stehen – Verweise auf externe Dokumente oder Links reichen nicht. Bei ZUGFeRD zählt allein das XML, nicht das PDF-Bild. Ab wann welche Unternehmen E-Rechnungen ausstellen müssen, steht in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

In piloq prüft das Mandantenportal die Pflichtangaben nach § 14 UStG bzw. § 11 UStG, bevor eine Ausgangsrechnung fertiggestellt wird – samt Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung und Kleinunternehmer. Bei Eingangsrechnungen fragt piloq UID-Nummern live über VIES ab und sortiert Belege mit ungültiger UID vor der Buchung aus. Rechnungen schreiben mit piloq.