Foto oder PDF
Kassenzettel als Foto, Rechnungen als PDF. piloq liest auch schief fotografierte Kassenzettel und Kreditkartenabrechnungen.
WhatsAppFoto oder PDF an die piloq-Nummer
Beleg fotografieren.Senden. Erledigt.
Mandanten schicken Kassenzettel und Rechnungen als Foto oder PDF per WhatsApp an die piloq-Nummer. Über die hinterlegte Handynummer landet jeder Beleg automatisch beim richtigen Mandanten im Portal der Kanzlei – ohne Anmeldung.
- Foto oder PDF
- Zentrale piloq-Nummer
- Zuordnung per Handynummer
- Ohne Anmeldung
- Direkt im Portal
Stand:
9:41
piloqBelege für Ihre Kanzlei
Heute
TANKSTELLE MAIER
Hauptstraße 12 · 3500 Krems
Super 95 · 48,2 l79,10
Scheibenreiniger5,00
SUMME EUR84,10
08.09.2026 · 07:52 · Kartenzahlung
Tanken 08.09.07:54
Rechnung_Elektro_Haas.pdf1 Seite · PDF
07:55
Nachricht
So funktioniert’s
Vom Kassenzettel ins Portal.In einer Nachricht.
Kein Sammeln bis zum Monatsende: Belege kommen dann, wenn sie entstehen – und landen sofort beim richtigen Mandanten.
- Schritt 01
Foto machen
Kassenzettel abfotografieren oder die PDF-Rechnung auswählen – direkt nach dem Kauf, wo immer Sie gerade sind.
- Schritt 02
An piloq senden
Per WhatsApp an die zentrale piloq-Nummer. Ohne Anmeldung, ohne Passwort, ohne Begleittext.
- Schritt 03
Automatisch zugeordnet
Über die hinterlegte Handynummer landet der Beleg beim richtigen Mandanten im Portal der Kanzlei.
- Schritt 04
Gelesen und geprüft
piloq liest den Beleg, verschlagwortet ihn und sortiert Duplikate aus – bereit für die Kontierung.
Funktionen
Einfach für Mandanten.Sauber für die Kanzlei.
Zuordnung per Handynummer
Die Nummer, von der gesendet wird, ist beim Mandanten hinterlegt. So kommt jeder Beleg ohne Nachfrage an der richtigen Stelle an.
Ohne Anmeldung
Kein Login, kein Passwort: Senden genügt. Für Rückfragen und offene Belege steht das Portal der Kanzlei bereit.
Duplikate aussortiert
Doppelt eingereichte Belege werden erkannt und abgewiesen, Lieferscheine und Spam aussortiert, bevor sie im Stapel landen.
Sofort auffindbar
Jeder Beleg wird beim Eingang verschlagwortet. Die Suche findet ihn nach Lieferant, Betrag oder Zeitraum – auch Monate später.
Weiter zur Kontierung
Was per WhatsApp kommt, kontiert piloq wie jeden anderen Beleg: mit Sachkonto, BU-Schlüssel bzw. Steuercode und Begründung.
Für wen
Leichter einreichen.Seltener nachfragen.
Für Ihre Mandanten
Ein Foto. Fertig.
Belege einreichen mit der App, die ohnehin auf jedem Handy ist.
- Kein Login und kein Passwort
- Foto oder PDF – auch Kreditkartenabrechnungen
- Beleg direkt nach dem Kauf erledigt
- Stand jederzeit im Portal der Kanzlei
Für Ihre Kanzlei
Weniger Belegjagd.
Belege kommen laufend statt gesammelt am Monatsende – und landen dort, wo sie hingehören.
- Automatisch dem richtigen Mandanten zugeordnet
- Duplikate und Fehlläufer vorab aussortiert
- Gelesen, verschlagwortet und bereit zur Kontierung
- Mit Bankabgleich: fehlende Belege automatisch markiert
Im Vergleich
Schuhkartonoder WhatsApp?
| Gesammelt abgeben | Per WhatsApp an piloq | |
|---|---|---|
| Einreichen | Belege sammeln, scannen und gesammelt abgeben | Foto machen und per WhatsApp senden |
| Zeitpunkt | Am Monats- oder Quartalsende | Direkt nach dem Kauf, auch unterwegs |
| Zuordnung | Kanzlei sortiert nach Mandant und Zeitraum | Automatisch über die hinterlegte Handynummer |
| Doppelte Belege | Fallen oft erst beim Buchen auf | Beim Eingang erkannt und abgewiesen |
| Überblick | Nachfragen per E-Mail, was noch fehlt | Offene Belege im Portal auf einen Blick |
Auf einen Blick
Alle Fakten,kurz und prüfbar.
- Kanal
- WhatsApp an die zentrale piloq-Nummer
- Formate
- Foto oder PDF
- Zuordnung
- Über die hinterlegte Handynummer des Absenders
- Anmeldung
- Nicht nötig – Senden genügt
- Nach dem Eingang
- Gelesen, verschlagwortet und auf Duplikate geprüft
- Ablage
- Im Mandantenportal der Kanzlei
- Weitere Wege
- Upload im Portal, Beleg-Mailbox, GetMyInvoices
- Danach
- KI-Kontierung und Buchungsstapel für DATEV oder BMD
Häufige Fragen
Belege per WhatsApp.
Kurz erklärt.
Was hier nicht steht, beantworten wir direkt: office@piloq.ai
Wie schicke ich einen Beleg per WhatsApp?
Kassenzettel abfotografieren oder die PDF-Rechnung auswählen und per WhatsApp an die piloq-Nummer senden. Der Beleg landet automatisch im Portal Ihrer Kanzlei – einen Begleittext braucht es nicht.
Woher weiß piloq, zu welchem Unternehmen der Beleg gehört?
Über die Handynummer: Die Nummer, von der Sie senden, ist bei Ihrem Unternehmen hinterlegt. So landet jeder Beleg ohne weitere Angaben beim richtigen Mandanten.
Muss ich mich dafür anmelden?
Nein. Senden genügt – ohne Login und ohne Passwort. Für alles andere, etwa Rückfragen der Kanzlei oder offene Belege, steht das Mandantenportal bereit.
Welche Belege kann ich senden?
Fotos von Kassenzetteln und Belegen sowie Rechnungen als PDF. piloq liest auch schief fotografierte Kassenzettel und Kreditkartenabrechnungen.
Was passiert, wenn ich einen Beleg doppelt schicke?
Doppelt eingereichte Belege werden erkannt und abgewiesen. Im Portal sehen Sie deshalb immer nur, was wirklich noch offen ist.
Wo finde ich die gesendeten Belege?
Im Mandantenportal Ihrer Kanzlei. Jeder Beleg wird beim Eingang automatisch verschlagwortet und ist über Lieferant, Betrag oder Zeitraum in Sekunden auffindbar.
Welche anderen Wege gibt es?
Upload im Portal, E-Mail an die Beleg-Mailbox der Kanzlei – Anhänge und ZIP-Archive werden automatisch entpackt – oder vollautomatisch über GetMyInvoices, das Rechnungen aus über 10.000 Lieferantenportalen wie Telekom, Amazon oder Adobe abholt.
Was passiert danach in der Kanzlei?
piloq liest den Beleg, kontiert ihn mit Sachkonto und BU-Schlüssel bzw. Steuercode samt Begründung und legt ihn in den Buchungsstapel für DATEV oder BMD. Rückfragen stellt die Kanzlei direkt am Beleg.
Weiterlesen
Ein Foto.
Mehr braucht es nicht.
In 45 Minuten zeigen wir live, wie Belege per WhatsApp beim richtigen Mandanten landen, gelesen und für die Buchung vorbereitet werden.
45 Minuten Live-Demo · Ohne Anmeldung für Mandanten · 30 Tage kostenlos testen