Stand: 20.5.2026 | Ausschließlich für B2B-Kunden (Steuerberatungskanzleien und Unternehmen).
1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service (SaaS) und Hybrid-Lösungen "Piloq AI" sowie der dazugehörigen lokalen Softwarekomponenten (Piloq Agent) zwischen der piloq flexco (im Folgenden "Anbieter") und dem Kunden.
1.2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 UGB (insbesondere Steuerberatungskanzleien und gewerbliche Buchhaltungen). Abweichende AGB des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.
2.1. Der Anbieter stellt eine KI-gestützte Assistenz-Software zur Automatisierung der Belegverarbeitung und Kontierung zur Verfügung. Die KI-Verarbeitung (OCR & LLMs) erfolgt in jedem Fall ausnahmslos auf den gesicherten, österreichischen Servern des Anbieters ohne Einbindung von US-Hyperscalern.
2.2. Hinsichtlich der Datenspeicherung wählt der Kunde zwischen zwei Bereitstellungsmodellen:
Entscheidet sich der Kunde für das "Hybrid On-Premise" Modell, gelten zwingend folgende Regelungen:
3.1. Infrastruktur: Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, eine geeignete IT-Infrastruktur bereitzustellen. Vorausgesetzt wird mindestens Windows 10 oder Windows Server 2019 (64-Bit), 8 GB RAM, 500 GB Speicher (bevorzugt SSD), ein Multi-Core-Prozessor (mind. 4 Kerne) sowie eine stabile Internetleitung. Der Piloq Agent muss auf dem System laufen, auf dem auch DATEV lokal zugänglich ist.
3.2. Datensicherung (Backups): Da die Datenbank physisch beim Kunden liegt, obliegt die Pflicht zur regelmäßigen und revisionssicheren Datensicherung der lokalen PostgreSQL-Datenbank ausschließlich dem Kunden. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für Datenverluste, die auf Hardware-Defekte, unzureichende Backups oder Fehlbedienungen der lokalen Systeme des Kunden zurückzuführen sind.
3.3. IT-Sicherheit: Die Absicherung des lokalen Servers (Firewall, Viren- und Ransomware-Schutz, Betriebssystem-Updates) liegt im alleinigen Verantwortungsbereich des Kunden.
4.1. Assistenzsystem: Die Software fungiert als reines Assistenzsystem für qualifiziertes Fachpersonal und ersetzt keine menschliche Prüfung. KI-Modelle arbeiten probabilistisch und Vorschläge können Fehler enthalten.
4.2. Prüfpflicht: Die fachliche Prüfung, Freigabe und rechtliche sowie steuerliche Verantwortung für die Richtigkeit der Buchungen in den nachgelagerten Systemen obliegt ausschließlich dem Kunden bzw. dessen qualifizierten Mitarbeitern.
4.3. Kein DMS: Piloq AI ist ausdrücklich kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Langzeit-Archiv. Für die revisionssichere Aufbewahrung gemäß Bundesabgabenordnung (BAO) ist der Kunde in seinem bestehenden Zielsystem (z.B. DATEV Unternehmen online) verantwortlich.
4.4. Haftungsausschluss: Der Anbieter haftet nicht für steuerliche, bilanzielle oder wirtschaftliche Schäden, die durch unkontrolliert oder fehlerhaft übernommene KI-Buchungsvorschläge entstehen. Die generelle Haftung des Anbieters ist, soweit gesetzlich zulässig, auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
5.1. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die SaaS-Lösung sowie bereitgestellte lokale Softwarekomponenten (Piloq Agent, .exe-Installer) für die Dauer des Vertrages für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
5.2. Es ist dem Kunden strengstens untersagt, die Software, die API, oder die bereitgestellten Installer zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren, zu disassemblieren oder den Quellcode auf andere Weise zugänglich zu machen.
6.1. Verträge werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und können von beiden Parteien unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden, sofern einzelvertraglich nichts anderes vereinbart wurde.
6.2. Nach Vertragsende hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Nach Ablauf dieser 30-tägigen Frist werden sämtliche in der Cloud des Anbieters gespeicherten Belegbilder sowie etwaige Cloud-Datenbanken (beim Piloq Private Cloud Modell) physisch und unwiderruflich von den Servern des Anbieters gelöscht.
Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht in Wien, Österreich.