E-Rechnungspflicht 2027 und 2028:Was jetzt in Deutschland und Österreich gilt

Die Fristen auf einen Blick

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt in drei Stufen: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 für größere Unternehmen und ab 2028 für alle. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Betroffen sind Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind.

Maßgeblich für die Stufe 2027 ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Forderungen, diese Stufe auf 2028 zu verschieben, gibt es – etwa vom Zentralverband des Deutschen Handwerks. Stand Oktober 2026 gilt der gesetzliche Zeitplan aber unverändert.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung: reines XML. Bekannt aus dem öffentlichen Auftragswesen, im B2B-Verkehr ebenso zulässig.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ab Version 2.0.1 genügen alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL. Maßgeblich ist allein der XML-Teil.

Andere Formate, etwa aus dem EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich alle umsatzsteuerlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.

Keine E-Rechnung sind ein PDF ohne strukturierte Daten, ein Scan, ein Foto oder eine Word-Datei. Sie gelten als „sonstige Rechnung“ – zwischen inländischen Unternehmen nur noch in der Übergangszeit und in den Ausnahmefällen zulässig.

Ausnahmen: Wann keine E-Rechnung nötig ist

Auch nach 2028 dürfen diese Rechnungen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern – empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Rechnungen an Privatkunden – die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen

Wichtig für Österreich: Ein Unternehmen ohne Sitz oder umsatzbeteiligte Betriebsstätte in Deutschland fällt nicht unter die deutsche Ausstellungspflicht. Deutsche Kunden wünschen sich XRechnung oder ZUGFeRD aber oft schon heute.

Fehler in der E-Rechnung: das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025

Im zweiten Anwendungsschreiben zur E-Rechnung unterscheidet das Bundesfinanzministerium drei Arten von Fehlern:

1. Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Syntax der EN 16931. Dann liegt keine E-Rechnung vor – nach Ablauf der Übergangsfristen ist der Vorsteuerabzug auf dieser Grundlage ausgeschlossen.
2. Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt Prüfregeln der Norm, etwa durch fehlende Pflichtfelder oder widersprüchliche Werte. Umsatzsteuerlich relevant ist das, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist.
3. Inhaltsfehler: Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG sind falsch oder unvollständig – wie bei jeder anderen Rechnung.

Außerdem gilt: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Verweise auf Anhänge oder Links reichen nicht. Archiviert wird der strukturierte Teil unverändert. Eine technische Validierung hilft beim Prüfen, ersetzt aber nicht den Blick auf den Inhalt. Welche Angaben eine Rechnung braucht, steht in unserer Checkliste zu den Pflichtangaben.

Österreich: Bund seit 2014, B2B noch freiwillig

In Österreich gibt es keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Verpflichtend ist die E-Rechnung seit 1. Jänner 2014 für Rechnungen an Bundesdienststellen. Eingebracht wird über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über PEPPOL – in strukturierten Formaten wie ebInterface oder UBL.

Zwischen Unternehmen sind elektronische Rechnungen erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG) – dafür genügt auch ein PDF. Ob Österreich eine nationale B2B-Pflicht einführt, ist offen.

ViDA: Was ab 2030 EU-weit kommt

Mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) hat der Rat der EU am 11. März 2025 die Richtlinie (EU) 2025/516 beschlossen. Für Unternehmen in Deutschland und Österreich sind drei Punkte entscheidend:

• Ab 1. Juli 2030 werden E-Rechnungen nach EN 16931 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU Pflicht, verbunden mit einer digitalen Meldung an die Finanzverwaltung.
• Mitgliedstaaten dürfen nationale E-Rechnungspflichten seither ohne Genehmigung der EU einführen.
• Bestehende nationale Meldesysteme sollen bis 2035 an den EU-Standard angeglichen werden.

Für österreichische Unternehmen heißt das: Wer an Unternehmen in anderen EU-Staaten liefert, braucht spätestens ab Juli 2030 strukturierte E-Rechnungen – auch ohne nationale Pflicht.

Checkliste für Kanzleien

1. Mandanten einteilen: Wer lag 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz? Für diese Mandanten gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027.
2. Empfang prüfen: Kommen E-Rechnungen an einer festen Adresse an, werden sie lesbar dargestellt und im Original, dem XML, archiviert?
3. Rechnungsausgang umstellen: Erzeugt die Software des Mandanten XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931?
4. Pflichtangaben im XML: Stehen alle Angaben nach § 14 UStG im strukturierten Teil – nicht nur im PDF-Bild?
5. Validieren und dokumentieren: Prüfberichte aufbewahren, die drei Fehlerarten kennen.
6. Österreichische Mandanten: Bundesaufträge über USP oder PEPPOL abrechnen, deutsche Kunden nach ihrem Formatwunsch fragen, ViDA 2030 einplanen.

Mit piloq schreiben Mandanten ihre Ausgangsrechnungen direkt im Portal der Kanzlei – als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931. piloq prüft vorab die Pflichtangaben nach § 14 UStG bzw. § 11 UStG, vergibt die Nummer lückenlos und archiviert PDF/A-3 und XML revisionssicher. So funktionieren E-Rechnungen in piloq.