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Datenschutzerklärung für Portal-Nutzer

Stand: 20.05.2026

Willkommen im Belege-Portal! Ihre Kanzlei nutzt unsere Technologie (piloq.ai), um Ihre Buchhaltungsdokumente sicher, schnell und digital zu verarbeiten. Der Schutz Ihrer Daten hat für uns und Ihre Kanzlei höchste Priorität.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Im datenschutzrechtlichen Sinne (DSGVO) ist Ihre Steuerkanzlei die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten.

Die piloq flexco (Ringstraße 56, 3500 Krems an der Donau, Österreich) stellt lediglich die technische Plattform bereit und agiert als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DSGVO) im Auftrag Ihrer Kanzlei.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie dieses Portal nutzen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Account-Daten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse für den Login.
• Dokumentendaten: Alle Belege, Rechnungen und Dokumente, die Sie in das Portal hochladen oder per E-Mail an das Portal senden.
• Technische Log-Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Logins sowie genutzter Browser (aus zwingenden Sicherheitsgründen, um unbefugte Zugriffe zu verhindern).

3. Was passiert mit Ihren Daten? (100% Österreich)

Ihre Belege werden von unserer Künstlichen Intelligenz (KI) ausgelesen, um relevante Buchhaltungsdaten (wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum) automatisch für Ihre Kanzlei vorzubereiten.

Unser Sicherheitsversprechen: Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern senden wir Ihre sensiblen Belege nicht an große US-Konzerne (wie OpenAI, Google oder Microsoft). Unsere gesamte KI und alle Datenbanken laufen physisch auf hochsicheren, eigenen Servern in Österreich.

4. Trainieren wir KI-Modelle mit Ihren Belegen?

Nein. Wir garantieren eine strikte Datenisolierung. Ihre Dokumente werden ausschließlich für Ihre eigene Buchhaltung analysiert. Es findet kein Training unserer globalen KI-Modelle mit Ihren persönlichen Daten oder Belegen statt.

5. Externe Dienstleister

Wir geben Ihre Daten niemals an unbefugte Dritte weiter. Zur Bereitstellung des Dienstes nutzen wir stark limitierte Unterauftragnehmer, die streng an die DSGVO gebunden sind:

• Internex GmbH (Österreich): Zur Absicherung unseres Netzwerks (Firewall/Proxy).
• Amazon Web Services (AWS, Standort Frankfurt/Deutschland): Ausschließlich als technisches Relais für den sicheren Versand von System-E-Mails (z. B. wenn Ihre Kanzlei eine Rückfrage zu einem Beleg hat).
• DATEV eG: Falls Ihre Kanzlei DATEV nutzt, leiten wir die fertigen Belege über eine sichere Schnittstelle in das DATEV-System Ihrer Kanzlei weiter.

6. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Das Portal ist ein Übertragungswerkzeug und dient nicht als langfristiges Archiv. Ihre Belege werden auf unseren Servern nur so lange gespeichert, wie sie für die Verarbeitung durch Ihre Kanzlei benötigt werden. Löscht Ihre Kanzlei die Daten aus dem System oder beendet sie die Zusammenarbeit mit uns, werden alle Ihre Daten unwiderruflich von unseren Servern gelöscht.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten.

Da wir diese Daten im Auftrag verarbeiten, richten Sie datenschutzrechtliche Anfragen (z. B. auf Löschung) bitte immer direkt an Ihre zuständige Steuerkanzlei. Wir werden Ihre Kanzlei bei der Erfüllung Ihrer Rechte technisch vollumfänglich unterstützen.